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Aktenstapel - ChaosGehörten die Tankquittungen jetzt unter Jahresordner -> Fuhrpark -> Quittungen oder sind sie unter Jahresordner -> Buchhaltung -> Belege?

Das ist mit einer Dokumentenmanagement Software eigentlich völlig egal. Auch hier kann man ordnen, aber finden kann man auch Belege die anders eingeordnet wurden.

Unternehmen jeder Größenordnung produzieren im Jahr eine beachtliche Menge an Papier oder auch E-Mail Kommunikation. Grund dafür sind nicht nur die eigenen Anfragen, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften die Sie bei einem Vorgang begleiten, sondern auch alle schriftliche Kommunikation die das Unternehmen oder Praxis von außen erreicht.
Mit einem nicht unerheblichen Aufwand und guten Grundlagen Kenntnissen der Aktenführung lässt sich diese Flut von Informationen sinnvoll ablegen und vermutlich mit vertretbarem Aufwand auch gut wiederfinden. Zumindest von der Person die sie abgelegt hat.

Aus der Erfahrung heraus gelingt dies in den meisten Unternehmen jedoch nicht oder nur rudimentär und hat zur Folge, dass viele Vorgänge nicht mehr auffindbar sind oder zuständige Personen eine Ewigkeit mit dem Suchen der Informationen beschäftigt sind.

Ist eine Akte oder ein Vorgang erstmal in einer Abteilung reserviert, da sie zur Kontrolle oder Bearbeitung benötigt wird, dann wird der Zugriff durch eine zweite Abteilung schon schwierig.
Die Konsequenz sind unnötig lange Bearbeitungszeiten zum Nachteil von Kunden, Mandanten oder Patienten und im schlimmsten Fall das Versäumnis von wichtigen Fristen oder als Resultat der Verlust eines verärgerten Kunden.

Abhilfe schafft die elektronische Verwaltung von Dokumenten! Ein Dokumentenmanagement System, kurz DMS.
Der Aufwand ist dabei in der Startphase nicht geringer und man muss auch hier die gleiche Sorgfalt walten lassen wie bei manueller Verwaltung von Akten, aber in der täglichen Arbeit zeigen sich schnell die Vorteile. Die digitalen Informationen lassen sich nach der Archivierung innerhalb von Bruchteilen von Sekunden wiederfinden und jede Person die Akteneinsicht benötigt kann diese zu jeder Zeit bekommen, egal wer dieses Dokument derzeit noch benötigt. Umgekehrt können auch Funktionen eingesetzt werden bestimmte Vorgänge für bestimmte Personen oder Abteilungen zu sperren, dass beispielsweise Mahnungen oder gerichtliche Auseinandersetzungen nicht von einem Sachbearbeiter, aber dafür von der Geschäftsleitung und der Buchhaltung eingesehen werden können. Dem Potential einer solchen Lösung sind kaum Grenzen gesetzt.

Die it.aspekt GmbH bietet Ihnen ein durchtachtes Software Produkt an. Das von der Aachener Firma ecoDMS GmbH entwickelte, gleichnamige "ecoDMS" ist eine hervorragende Lösung für Klein- und Mittelständische Betriebe. Es lässt sich zudem nicht nur im Windows Umfeld nutzen, sondern auch unter dem sich immer weiter verbreitenden Linux (z.B. Ubuntu).

Diese durchdachte Lösung bietet sogar, bei entsprechender Konfiguration den mobilen Zugriff per App mit einem Smartphone, damit Sie Ihre Unterlagen immer dabei haben.

Dieses ausgereifte Software-Produkt ist im Vergleich zum Wettbewerb mit einem guten Preis- Leistungsverhältnis ausgestattet und beginnt bereits bei 69,- Euro je Benutzer und ist jetzt gerade neu im September 2016 mit der Release Eleanor 16-09 auf den Markt gekommen.

Als registrierter Reseller für ecoDMS bietet Ihnen die it.aspekt GmbH nicht nur die Software, sondern auf Wunsch ebenfalls geeignete DMS Server, Dokumentenscanner und die vollständige Unterstützung bei der Planung und dem Betrieb des Systems von A-Z.

ecoDMS ResellerWeitere Informationen zum Dokumentemanagementsystem ecoDMS finden Sie unterwww.ecodms.de.

Möchten Sie auch gerne mal "einfach finden" statt immer nur suchen? Rufen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne!

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